Як упевнитися в тому, що собівартість виробництва продукції (робіт) у програмі розрахована вірно? Для цього треба зрозуміти які дані є недостовірними (помилковими), тобто яких не повинно бути, і перевірити базу на їх наявність.
Найпоширенішою проблемою обліку виробництва у програмі є «невключення» деяких витрат, віднесених на певну продукцію (роботу), у її собівартість. Такі витрати назавжди «зависають» у незавершеному виробництві, хоча продукція вже виготовлена і продана (роботи виконані). Як наслідок, собівартість занижена, а отже і сума прибутку від продажу продукції (робіт) – недостовірна.
Чому такі ситуації виникають? Якщо коротко – тому що користувачі заповнюють документи неправильно, бо не розуміють до кінця як програма розраховує собівартість. Більш детально (які саме помилки допускають) розглянемо далі.
Як виявити ці ситуації? При позамовному обліку, тобто коли продукція виготовляється (роботи виконуються) під «Замовлення покупця», це зробити досить легко. Якщо «Замовлення покупця» вже завершене (отже, продукція відвантажена, роботи виконані), ніяких витрат незавершеного виробництва по ньому залишатися не може. Усі витрати повинні бути включені у собівартість продукції (робіт). Отже, щоб знайти помилки, треба побудувати звіт, який покаже по яких завершених «Замовленнях покупця» залишилися витрати незавершеного виробництва.
***
Звіт для перевірки собівартості виробництва за замовленнями
1 крок – відкриваємо типовий звіт «Незавершене виробництво» (розділ «Виробництво», група команд «Аналітика», команда «Звіти», можна скористатися пошуком):
2 крок – налаштовуємо «Період» звіту:
- дата початку періоду – залишаємо незаповненою;
- дата закінчення періоду – обираємо останній календарний день останнього «закритого» місяця (тобто місяця, за який виконано операції обробки «Закриття місяця»):
Перевіряти дані у звіті слід завжди на кінець місяця. Це пояснюється тим, що включення усіх накопичених витрат у собівартість здійснюється обробкою «Закриття місяця» останнім календарним днем місяця.
3 крок – налаштовуємо «Рядки» звіту:
- поле «Замовлення покупця» переміщуємо на перший рівень групування (кнопка «Перейти в режим зміни порядку рядків»);
- додаємо поля «Номенклатура», «Характеристика» (за наявності) і «Партія» (за наявності) (кнопка «Додати рядок»):
4 крок – налаштовуємо «Фільтри» звіту:
- додаємо фільтр за реквізитом «Стан» поля «Замовлення покупця» (кнопка «Додати фільтр»);
- додаємо фільтр за полем «Сума Кінцевий залишок» (кнопка «Додати фільтр»):
- у фільтрі «Замовлення покупця.Стан» обираємо стан «Завершено» (замовлень і замовлень-нарядів). За наявності інших станів, які означать, що вся продукція вже виготовлена або відвантажена (роботи виконані), обираємо їх також. Наприклад, «Готово для відвантаження», «Відвантажено»;
- у фільтрі «Сума Кінцевий залишок»:
-
-
- у полі «від» – вказуємо «0,01» грн.;
- у полі «до» – максимально можливу суму виробничих витрат, наприклад, «999 999 999» грн.;
- для прийняття змін натискаємо «Enter»:
-
5 крок – формуємо звіт (кнопка «Сформувати»):
В результаті ми отримаємо дані про залишки витрат у незавершеному виробництві по тих «Замовленнях покупця», за якими виробництво повністю завершене.
Але не усі ці залишки є некоректними.
Наявність залишку витрат за «Замовленням покупця» є помилкою тоді, коли уся замовлена продукція виготовлена (роботи виконані) до кінця періоду звіту.
Якщо ж продукція виготовлена (роботи виконані) повністю або частково в наступному періоді, то наявність залишку не свідчить про помилку. Такі витрати мають бути включені у собівартість станом на кінець того місяця, в якому буде завершений випуск продукції (виконання робіт).
Щоб швидко перевірити, коли завершився випуск продукції (виконання робіт), можна відкрити «Замовлення покупця» (двічі клацнувши мишею на ньому у звіті). Після цього перейти до списку пов’язаних документів «Замовлення покупця». Якщо виготовляється продукція – у списку необхідно знайти останній за датою документ «Виробництво»:
Якщо виконуються роботи – необхідно знайти останній за датою документ «Акт виконаних робіт». Якщо виконання робіт реєструється документом «Замовлення-наряд», то датою виконання робіт є дата фінішу у «Замовленні-наряді».
Налаштування звіту можна зберегти, створивши новий варіант звіту з новим найменуванням (кнопка «Запам’ятати налаштування»):
Після збереження новий звіт для швидкого доступу можна додати у «Вибране» (кнопка з зображенням зірочки біля заголовка звіту):
Щоб розібратися з причинами «помилкових» залишків і виправити помилки, потрібно проаналізувати заповнення документів, за підсумками яких сформувався цей залишок. Для цього зручно скористатися розшифровкою оборотів звіту за полем «Реєстратор» (двічі клацнувши мишею на сумі приходу або видатку). Для виведення розшифровки потрібно обирати обороти за останнім (найнижчим) рівнем групування рядків:
В результаті буде сформований новий звіт з даними про «реєстратори», тобто документи, які зареєстрували надходження і списання витрат незавершеного виробництва:
***
Можливі причини помилок, виявлених під час перевірки собівартості виробництва
Причини, які призводять до того, що витрати не включаються у собівартість продукції (робіт) і залишаються у незавершеному виробництві:
1) Вносилися зміни «заднім числом» у документи–«реєстратори» витрат незавершеного виробництва, без повторного «Закриття місяця».
Перевірити, що саме в цьому причина (і одночасно виправити помилку), досить просто. Потрібно скасувати закриття і повторно закрити місяць, в якому відбувся випуск продукції (виконання робіт).
2) Витрати зареєстровані у місяці, наступному після місяця випуску продукції (виконання робіт).
Наприклад, продукція випущена 28.06.2020 р., а витрати на її виробництво зареєстровані 03.07.2020 р. Щоб витрати включилися у собівартість продукції, вони повинні бути зареєстровані не пізніше останнього календарного дня місяця, в якому відбувся випуск.
3) Витрати віднесені до підрозділу, який не збігається з підрозділом випуску продукції (виконання робіт).
Підрозділ випуску продукції вказується у документі «Виробництво», підрозділ виконання робіт – у документі «Акт виконаних робіт» («Замовлення-наряд»).
4) Відсутній (або заповнений не на весь обсяг витрат) документ, яким виробничі витрати включаються у собівартість виробництва продукції (робіт).
Для витрат матеріалів – це документ «Виробництво» (закладка «Матеріали») або «Розподіл витрат» (закладка «Запаси»). Для нематеріальних витрат – документ «Розподіл витрат» (закладка «Витрати»).
Це найпоширеніші причини помилок, але далеко не вичерпний їх перелік.
Щоб бути впевненими у достовірності собівартості, слід перевіряти не тільки її розрахунок, але й достовірність даних за усіма розділами обліку. Адже помилки в інших розділах так чи інакше можуть призвести до помилок в обліку виробництва. Наприклад, у складському обліку наявні помилки, наслідком чого є невірна вартість певних матеріалів на складі. Якщо такі матеріали витрачалися на виробництво продукції, то недостовірною буде і собівартість цієї продукції. Повну, комплексну перевірку за усіма розділами обліку можна здійснити, виконавши аудит коректності даних в 1С (BAS).
При обліку випуску продукції не під «Замовлення покупця» пошук некоректних ситуацій трохи ускладнюється, але є теж можливим. Інструменти для перевірки таких операцій також включає в себе аудит коректності даних в 1С (BAS).